- Dane kontaktowe umożliwiające dokonanie zgłoszenia zewnętrznego w Wyższej Szkole Straży Granicznej
Zgodnie z zapisem § 4 ust. 1 Procedury zgłoszeń zewnętrznych oraz podejmowania działań następczych stanowiącej załącznik do zarządzenia nr 134 z dnia 20 grudnia 2024 r. Rektora- Komendanta w sprawie ustalenia Procedury zgłoszeń zewnętrznych oraz podejmowania działań następczych w Wyższej Szkole Straży Granicznej zgłoszenia zewnętrzne można przekazywać za pośrednictwem następujących kanałów:
- ustnie:
- na numer telefonu (94)34-44-396 (rozmowy nagrywane),
- podczas bezpośredniego spotkania z funkcjonariuszami, o których mowa w § 3 ust. 1 pkt 1 i 2, zorganizowanego na wniosek Sygnalisty w terminie 14 dni od dnia otrzymania takiego wniosku;
- pisemnie:
- na adres poczty elektronicznej – zgłoszeniezewnetrzne.wssg@strazgraniczna.pl;
- w postaci papierowej przedkładanej osobiście do upoważnionych funkcjonariuszy, o których mowa w § 3 ust. 1 pkt 1 i 2 Procedury,
- listownie na adres – Wyższa Szkoła Straży Granicznej ul. Piłsudskiego 92
75-531 Koszalin, z dopiskiem „Zgłoszenie zewnętrzne sygnalisty – w kancelarii nie otwierać”.
- Warunki objęcia Sygnalisty ochroną.
Zgodnie z art. 6 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów Sygnalista podlega ochronie określonej w przepisach rozdziału 2 ustawy od chwili zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, pod warunkiem, że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że stanowi informację o naruszeniu prawa.
- Tryb postępowania w przypadku dokonania zgłoszenia zewnętrznego.
W przypadku zgłoszenia zewnętrznego o naruszeniu prawa zastosowanie mają tryby postępowania określone w Procedurze zgłoszeń zewnętrznych oraz podejmowania działań następczych stanowiącej załącznik do zarządzenia nr … z dnia … grudnia 2024 r. Rektora-Komendanta w sprawie ustalenia Procedury zgłoszeń zewnętrznych oraz podejmowania działań następczych w Wyższej Szkole Straży Granicznej
- Informacja zwrotna dla Sygnalisty.
Zgodnie z § 8 Procedury zgłoszeń zewnętrznych oraz podejmowania działań następczych Sygnaliście przekazuje się informację zwrotną o planowanych lub podjętych działaniach następczych w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego lub w przypadku nieprzekazania potwierdzenia, o którym mowa w § 4 ust. 6 przedmiotowej Procedury, w terminie 3 miesięcy od upływu 7 dni od dnia dokonania zgłoszenia zewnętrznego.
- Zasady poufności mające zastosowanie do zgłoszeń zewnętrznych.
Zgodnie z art. 43 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów procedura przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych oraz związane z przyjmowaniem zgłoszeń przetwarzanie danych osobowych:
- uniemożliwiają uzyskanie dostępu do informacji objętych zgłoszeniem nieupoważnionym osobom;
- zapewniają ochronę poufności tożsamości Sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie.
Zgodnie z § 8 Procedury zgłoszeń zewnętrznych oraz podejmowania działań następczych obowiązującej w Uczelni zachowanie poufności ma na celu zagwarantowanie poczucia bezpieczeństwa Sygnaliście oraz minimalizację ryzyka wystąpienia działań odwetowych lub represyjnych. Sygnalista, który dokonał zgłoszenia zewnętrznego, a którego dane osobowe zostały w sposób nieuprawniony ujawnione, powinien niezwłocznie o zaistniałej sytuacji powiadomić funkcjonariusza, o którym mowa w § 3 ust. 1 przytaczanej Procedury, który zobowiązany jest podjąć działania mające na celu ochronę Sygnalisty.
Tożsamość Sygnalisty, jak również wszystkie informacje umożliwiające jego identyfikację, nie będzie ujawniana podmiotom, których dotyczy zgłoszenie zewnętrzne, osobom trzecim ani innym pracownikom i współpracownikom podmiotu. Tożsamość Sygnalisty, jak również inne informacje umożliwiające jego identyfikację mogą zostać ujawnione jedynie wtedy, gdy takie ujawnienie jest koniecznym i proporcjonalnym obowiązkiem wynikającym z powszechnie obowiązujących przepisów prawa w kontekście prowadzonych przez organy krajowe postępowań. Tożsamość podmiotów, których dotyczy zgłoszenie zewnętrzne, podlega wymogom zachowania poufności w analogicznym zakresie, co tożsamość Sygnalisty.
Uczelnia przetwarza dane osobowe w zakresie niezbędnym do przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego oraz podjęcia działań następczych. Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpoznania zgłoszenia zewnętrznego nie są zbierane, a w przypadku zebrania są usuwane. Usunięcie tych danych osobowych następuje w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy.
Dane osobowe oraz pozostałe informacje wskazane w rejestrze, o którym mowa w § 10 ust. 1 powyższej Procedury są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.
- Zasady przetwarzana danych osobowych:
W związku z wejściem w życie Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), zwanego dalej „RODO” informujemy, że w zakresie składania zgłoszeń zewnętrznych w Wyższej Szkole Straży Granicznej:
Administratorem danych osobowych jest Wyższa Szkoła Straży Granicznej:
- adres: ul. Marszałka Józefa Piłsudskiego 92, 75-531 Koszalin,
- telefon: +48 94 34-44-900 (centrala),
- e-mail: rektor.wssg@strazgraniczna.pl;
Nadzór nad prawidłowym przetwarzaniem danych osobowych w Wyższej Szkole Straży Granicznej sprawuje:
- Inspektor ochrony danych:
- kierownik Działu Ochrony Informacji - płk SG Adam PASIEKA
- adres: ul. Marszałka Józefa Piłsudskiego 92, 75-531 Koszalin
- e-mail: iod.wssg@strazgraniczna.pl
- telefon: +48 94 34-44-075.
- Zastępca Inspektora Ochrony Danych
- zastępca kierownika Działu Ochrony Informacji - mjr SG Rafał PARZUCHOWSKI
- adres: ul. Marszałka Józefa Piłsudskiego 92, 75-531 Koszalin
- e-mail: rafal.parzuchowski@strazgraniczna.pl
- telefon: +48 94 34-44-220.
Cel oraz podstawa prawna przetwarzania danych osobowych:
Dane osobowe przetwarza się w celu rozpatrzenia wniesionego zgłoszenia zewnętrznego.
Podanie danych osobowych jest konieczne do rozpatrzenia zgłoszenia zewnętrznego dotyczącego naruszeń prawa. Wynika to z przepisów ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów.
Odbiorcy danych osobowych:
Dane osobowe przetwarzane w celu rozpatrzenia zgłoszenia zewnętrznego dotyczącego naruszeń prawa, jeśli będą przekazywane to jedynie podmiotom uprawnionym na podstawie przepisów prawa.
Przekazywanie danych osobowych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowych:
Dane osobowe przetwarzane w celu rozpatrzenia wniesionego zgłoszenia zewnętrznego dotyczącego naruszeń prawa nie są przekazywane do państw trzecich.
Czas, przez który dane osobowe będą przechowywane w Wyższej Szkole Straży Granicznej:
Państwa dane osobowe są przetwarzane przez czas niezbędny do zgłoszenia zewnętrznego, a następnie są usuwane zgodnie z zapisami.
Prawa osób fizycznych, których dane osobowe są przetwarzane przez Straż Graniczną:
W związku z przetwarzaniem danych osobowych przez Straż Graniczną, przysługują Państwu następujące uprawnienia:
- prawo dostępu do danych osobowych, w tym prawo do uzyskania kopii tych danych;
- prawo do żądania sprostowania (poprawiania) danych osobowych – w przypadku gdy dane są nieprawidłowe lub niekompletne;
- prawo do żądania usunięcia danych osobowych (tzw. prawo do bycia zapomnianym), w przypadku gdy:
- dane nie są już niezbędne do celów, dla których były zebrane lub w inny sposób przetwarzane,
- wniosą Państwo sprzeciw wobec przetwarzania danych osobowych,
- dane osobowe przetwarzane są niezgodnie z prawem,
- dane osobowe muszą być usunięte w celu wywiązania się z obowiązku wynikającego z przepisów prawa
- prawo do żądania ograniczenia przetwarzania danych osobowych – w przypadku, gdy:
- kwestionują Państwo prawidłowość danych osobowych,
- przetwarzanie danych jest niezgodne z prawem, a sprzeciwiają się Państwo usunięciu danych, żądając w zamian ich ograniczenia,
- Administrator nie potrzebuje już danych dla swoich celów, ale są Państwu potrzebne do ustalenia, obrony lub dochodzenia roszczeń,
- wniosą Państwo sprzeciw wobec przetwarzania danych, do czasu ustalenia czy prawnie uzasadnione podstawy po stronie Administratora są nadrzędne wobec podstawy sprzeciwu;
- prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych – w przypadku gdy łącznie spełnione są następujące przesłanki:
- zaistnieją przyczyny związane z Państwa szczególną sytuacją, w przypadku przetwarzania danych na podstawie zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej przez Administratora,
- przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Administratora lub przez stronę trzecią, z wyjątkiem sytuacji, w których nadrzędny charakter wobec tych interesów mają Państwa interesy lub podstawowe prawa i wolności wymagające ochrony danych osobowych.
- w każdej chwili mogą Państwo wycofać zgodę na przetwarzanie danych we wskazanym celu, wówczas Straż Graniczna zaprzestanie przetwarzania danych pozyskanych na podstawie zgody. Należy zauważyć, że w razie wycofania zgody, czynności związane z rozpatrzeniem zgłoszenia zewnętrznego mogą zostać niezrealizowane.
Prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego:
W przypadku powzięcia informacji o niezgodnym z prawem przetwarzaniu w Straży Granicznej danych osobowych, przysługuje Państwu prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego właściwego w sprawach ochrony danych osobowych.
Profilowanie:
Państwa dane osobowe nie są przetwarzane w sposób zautomatyzowany i nie są one profilowane, a decyzje nie są podejmowane automatycznie.
Pozyskiwanie danych osobowych od innych podmiotów:
Straż Graniczna pozyskuje dane osobowe od innych organów państwowych oraz instytucji publicznych i niepublicznych oraz ze źródeł publicznie dostępnych. Pozyskiwanie oraz dalsze przetwarzanie danych osobowych odbywa się na podstawie i w granicach prawa.
- Działania następcze podejmowane w związku ze zgłoszeniem zewnętrznym.
Zgodnie z § 7 Procedury zgłoszeń zewnętrznych oraz podejmowania działań następczych Sygnaliście po dokonaniu wstępnej weryfikacji zgłoszenia zewnętrznego Komisja przeprowadza postępowanie wyjaśniające, chyba że bezpośrednio po dokonanym zgłoszeniu zewnętrznym uzasadnione jest wszczęcie innego postępowania, w tym postępowania administracyjnego, dyscyplinarnego, kontrolnego. Wszczęcie i prowadzenie takiego postępowania następuje na podstawie przepisów odrębnych.
Jeżeli zgłoszenie zewnętrzne pozwala na podjęcie działań następczych – w tym weryfikację zgłoszenia zewnętrznego, następuje to niezwłoczne po wpłynięciu zgłoszenia zewnętrznego. Przy weryfikacji zgłoszenia zewnętrznego, o ile będzie to uzasadnione stanem faktycznym opisanym w zgłoszeniu zewnętrznym, zaangażowani mogą zostać specjaliści i niezależni konsultanci np. poprzez sporządzenie opinii dotyczących przedmiotu zgłoszenia zewnętrznego.
Po zakończeniu postępowania wyjaśniającego Komisja sporządza sprawozdanie,
w którym opisuje stwierdzony stan faktyczny, wnioski co do zasadności lub niezasadności zgłoszenia zewnętrznego, a także przedstawia rekomendacje, co do dalszego postepowania,
w szczególności wszczęcia postępowania administracyjnego, podjęcia działania w celu odzyskania środków finansowych, odpowiedzialności dyscyplinarnej, wprowadzenia działań zaradczych. W przypadku zgłoszenia zewnętrznego zasadnego, w sprawozdaniu można zawrzeć rekomendacje o stosownych działaniach naprawczych lub dyscyplinujących w stosunku do osoby, która dokonała naruszenia prawa oraz rekomendacje, których celem będzie wyeliminowanie i zapobieganie tożsamym lub podobnym naruszeniom co opisane w zgłoszeniu zewnętrznym, w przyszłości.
- Środki ochrony prawnej służących ochronie przed działaniami odwetowymi.
W Uczelni obowiązuje zakaz podejmowania działań odwetowych w przypadku pracy lub usług świadczonych na podstawie innych stosunków prawnych, o których mowa w art. 13. ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów
- Warunki ochrony Sygnalisty przed ponoszeniem odpowiedzialności za naruszenie poufności.
Zgodnie z art. 16 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów dokonanie zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nie może stanowić podstawy odpowiedzialności, w tym odpowiedzialności dyscyplinarnej lub odpowiedzialności za szkodę z tytułu naruszenia praw innych osób lub obowiązków określonych w przepisach prawa, w szczególności w przedmiocie zniesławienia, naruszenia dóbr osobistych, praw autorskich, ochrony danych osobowych oraz obowiązku zachowania tajemnicy, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa, z uwzględnieniem art. 5, pod warunkiem że sygnalista miał uzasadnione podstawy sądzić, że zgłoszenie lub ujawnienie publiczne jest niezbędne do ujawnienia naruszenia prawa zgodnie z ustawą.
W przypadku wszczęcia postępowania prawnego dotyczącego odpowiedzialności, o której mowa powyżej, Sygnalista może wystąpić o umorzenie takiego postępowania.
Uzyskanie informacji będących przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego lub dostęp do takich informacji nie mogą stanowić podstawy odpowiedzialności, pod warunkiem że takie uzyskanie lub taki dostęp nie stanowią czynu zabronionego.
- Rzecznik Praw Obywatelskich
Biuro Rzecznika Praw Obywatelskich
al. Solidarności 77
00-090 Warszawa
tel. centrali: (22) 55 17 700
fax: (22) 827 64 53
biurorzecznika@brpo.gov.pl